Wie hilft ein virtueller Datenraum einem Unternehmen?

Virtuelle Datenräume werden von Unternehmen verwendet, um sensible und vertrauliche Unternehmensdaten sicher zu speichern und zu teilen, und werden am häufigsten bei Transaktionen verwendet.

Natürlich verfügen viele Unternehmen neben der traditionellen Aufbewahrung von Aufzeichnungen, die für viele finanzielle, rechtliche und steuerliche Angelegenheiten erforderlich sind, über andere wichtige Dokumente und Informationen, die sie aufbewahren müssen und die sie in einem sicheren Platz aufbewahren möchten, um die Vertraulichkeit zu bekommen.

Aufgrund der wachsenden Bedeutung von Daten und der daraus resultierenden erhöhten Nachfrage nach einem angemessenen Schutz dieser Daten wurde der virtuelle Datenraum geboren und im Laufe vielen Jahren zur wichtigen Geschäftslösung geworden war und derzeit wird von Organisationen in der ganzen Welt verwendet.

Virtueller Datenraum gibt Unternehmen von heute die Möglichkeit, vertrauliche Dokumente einfach zu organisieren, zu speichern und gemeinsam zu nutzen, und sind viel kostengünstiger als die traditionellen physischen Datenräume, die früher die Norm waren. Mit virtuellen Datenräumen lassen sich Transaktionen aller Art praktisch überall wesentlich effizienter und produktiver durchführen. VDR werden als fortlaufende Dokumentenspeicher verwendet, die es Unternehmen ermöglichen, wichtige Geschäftsdokumente für einen einfachen und sicheren Zugriff zu organisieren.

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Die häufigsten Anwendungsfälle für virtuelle Datenräume

Virtuelle Datenräume werden am häufigsten verwendet, um Finanztransaktionen zu erleichtern, einschließlich Fusionen und Übernahmen, Fundraising und Börsengängen, aber es gibt viele andere Gründe, warum Unternehmen VDRs verwenden, um sensible Dokumente zu verwalten.

Hier sind 8 der häufigsten Anwendungsfälle für VDRs.

1. M&A

M&A Due Diligence ist ein häufiger Anwendungsfall für VDRs. Fusionen und Übernahmen erfordern viel Arbeit, insbesondere mit Papierkram. Unternehmen, die aktiv an Fusionen und Übernahmen beteiligt sind, sind in langwierige Verhandlungen verwickelt und benötigen daher.

Alle Geschäftsleute wissen genau, dass bei der Bereitstellung vertraulicher Dokumente Vorsicht geboten ist. Mit VDR erhalten Sie mehr Sicherheit und Kontrolle, sodass Sie sich keine Gedanken über den falschen Austausch von Dokumenten oder Probleme mit Dokumenten während der Transaktion von M&A machen müssen.

M&A – Deals mit dem virtuellen Datenraum sind ein unbestreitbarer Erfolg, da sie mit automatischer Einrichtung, vorkonfigurierten Workflows und Echtzeitanalysen beschleunigt werden können, um die Identifizierung und Bewertung der interessiertesten Käufer zu unterstützen.

Die intuitive Benutzeroberfläche verbessert die Effizienz und hilft, Ihr Projekt mit einzigartigen Sicherheitsfunktionen zu schützen.

2. Spendensammlung

Sowohl für Anfänger als auch für große Unternehmen ist die Teilnahme an verschiedenen Spendenaktionen einer der Schlüssel zum Wachstum eines Unternehmens. Es ist bekannt, dass es nicht sehr einfach ist, Investoren zu überzeugen, ein Unternehmen zu finanzieren. Im Allgemeinen erfordert das Fundraising den Austausch einer großen Menge an Dateien und verschiedenen Dokumenten, insbesondere während der Due Diligence. In diesen Phasen der Mittelbeschaffung kann die Verwendung von Datenraum Cloud dazu beitragen, den notwendigen Austausch sensibler Informationen zu erleichtern, und die Managementteams auf beiden Seiten der Transaktion sollten sich wohlfühlen, da die Verwendung von VDRs eine verbesserte Aufsicht und Kontrolle ermöglicht.

3. Börsengang

VDR bietet jetzt Emittenten, Beratern ein sicheres und flexibles Management des IPO-Prozesses. Durchgesickerte Deals und der daraus resultierende niedrigere Angebotspreis könnten Aktionäre Millionen kosten. Schlechte Ergebnisse können einen doppelten Prozess auslösen, und ein unflexibler Datenraum führt dazu, dass Ihre Ausgabe ins Stocken gerät. VDR-Lösungen sind ein echter Erfolg und eine Unterstützung, die die Sicherheit Ihres Börsengangs und die Flexibilität des Teams zur Optimierung der Ergebnisse gewährleistet.

Bleiben Sie sicher!

Berechtigungen auf Benutzer- und Dokumentebene ermöglichen zusätzliche Teambandbreite für die Dokumentenvorbereitung und die Gewissheit, dass Sie die vollständige Inhaltskontrolle haben. Die ISO 27001-Zertifizierung und die SSAE 16 SOC 2 Type II-Bescheinigung schützen Ihr Geschäft.

4. Strategische Partnerschaft

Selbst wenn Unternehmen nicht offiziell fusionieren und ein anderes Unternehmen erwerben, ist es oft sinnvoll, mit anderen Unternehmen zusammenzuarbeiten, um Produkte oder Dienstleistungen anzubieten oder sich an einem völlig neuen Unternehmen zu beteiligen. Wie bei den meisten Partnerschaften erfordern diese Arten von Vereinbarungen zweifellos den Austausch einer beträchtlichen Menge an Daten. Dies ist wiederum eine Situation, in der sich der Einsatz eines VDR als unschätzbar erweist und die an der Partnerschaft beteiligten Führungskräfte beruhigt, da sie sicher sein können, dass alle wertvollen Daten geschützt sind.

5. Prüfungen

Es gibt heute oft Situation, in der man Unternehmensdaten überprüfen muss. Wenn zum Beispiel ein Rechtsberater, Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer die irgendwelchen Unterlagen eines Unternehmens überprüfen muss, so muss das Management einen Weg suchen, um die benötigten Informationen bereitzustellen, ohne sie zu gefährden. Dies ist noch ein Beispiel, wie man Datenraum Software verwenden kann, um fast alle Anforderungen eines Unternehmens an die gemeinsame Nutzung von Dokumenten zu verwirklichen.

Mit online Datenraum bekommt man:

  • Klare Kommunikation und Zielsetzung.
  • Aufgaben zur Erfassung fehlender Daten, einschließlich Fristen direkt über den Datenraum festlegen.
  • Der Prüfer kann Anfragen und Zusatzanfragen direkt über den Datenraum stellen, von wo aus diese automatisch per E-Mail an die zuständigen Personen (intern und extern) gesendet werden.
  • Alle Daten werden an einem Punkt.
  • Die Daten werden nicht kopiert, sondern durch Verlinkung zu neuen Datenpaketen zusammengestellt – und somit immer aktuell.
  • Ausführliche und verifizierte Dokumentation mit Zugriffsprotokoll für jede einzelne Akte.

6. IP-Steuerung

In einigen Fällen sind Unternehmen möglicherweise nicht so besorgt darüber, sensible Daten mit externen Parteien zu teilen, benötigen aber dennoch eine konsistente Datensicherheitsstrategie. Dies gilt insbesondere für Start-ups und andere Unternehmen, die für ihr Wachstum und Überleben stark auf den Schutz geistigen Eigentums (IP) angewiesen sind. Für Unternehmen, die in diese Kategorie fallen, ist die Erstellung eines VDR zur Speicherung von Dokumenten im Zusammenhang mit geistigem Eigentum eine äußerst kluge Entscheidung, insbesondere wenn die höchsten Sicherheitsstandards obligatorisch sind. Unternehmensleiter und ihre Rechtsberater werden erfreut sein zu wissen, dass ihr unbezahlbares geistiges Eigentum auch weiterhin von unschätzbarem Wert sein wird.

7. Mitteilungen des Rates

Die Verwaltung eines privaten oder öffentlichen Unternehmens durch Kollegialorgane, die vertrauliche Daten austauschen müssen, erfordert den Einsatz hochsicherer digitaler Tools. Alle Vorgänge im Bereich Corporate Governance lassen sich mit VDR effizient steuern.

Es ist sicherzustellen, dass alle Vorstandsmitglieder Fernzugriff auf wichtige Unternehmensinformationen haben, kann eine entmutigende Aufgabe sein. Die Verwendung des falschen Systems kann die Leistung beeinträchtigen und sogar wertvolle Daten gefährden. Deshalb benötigen Sie ein System, das Vorstandsberichte und Nachrichten sicher an Führungskräfte übermittelt, egal wo sie sich befinden.

VDR arbeitet als unverzichtbar. Diese Software ist rund um die Uhr verfügbar, um die Verwaltung im Hintergrund zu unterstützen, damit sich Teams auf ihr Projekt konzentrieren können.

8. Sicherer Dokumentenaustausch

Letztendlich wird in jedem Szenario, in dem ein Unternehmen Dokumente mit Dienstleistern, potenziellen Investoren, anderen externen Parteien oder sogar mit seinen eigenen Mitarbeitern sicher austauschen muss, ein sicherer VDR mit bereits bestehenden strengen Sicherheitsmaßnahmen den Prozess erheblich vereinfachen, schneller und einfacher. Das Beste ist vielleicht, dass sich die Teilnehmer nicht so viele Gedanken über Informationsdiebstahl oder Veruntreuung machen müssen.

Sicherer Datenaustausch ist die Basis erfolgreicher Digitalisierung.
Durch die Digitalisierung von Unternehmen werden erhebliche Datenmengen generiert, gespeichert und zur Analyse und Optimierung bestehender Prozesse genutzt.
Schon heute ist digitaler Datenraum nicht mehr wegzudenken, der den sicheren Datenaustausch innerhalb des Unternehmens zwischen Büros und anderen Unternehmen gewährleistet und eine notwendige Voraussetzung für eine erfolgreiche moderne Transaktion ist.

Sicherer Datenaustausch ist für jedes Unternehmen möglich!
Mit den richtigen Maßnahmen können Unternehmen jeder Größe Daten sicher über VDR austauschen.

Nutzung virtueller Datenräume in Deutschland

Virtuelle Datenräume sind in Deutschland zur Aufbewahrung vertraulicher oder geheimer Unterlagen von Unternehmen und Institutionen aus allen Branchen weit verbreitet und zeichnen sich durch ein hohes Maß an Sicherheit aus.
Zu den Mandanten zählen Immobilienunternehmen, Anwaltskanzleien, Mittelstand, Familienunternehmen und Family Offices, M&A-Berater, Start-ups, Banken, Landes- und Förderbanken, Institutionen, Körperschaften des öffentlichen Rechts und deutsche Gerichte.

Elektronischer Datenraum-Vorteile:

  • schnelle Einrichtung,
  • zertifizierte Datenräume,
  • niedrige Kosten,
  • geplante Festtarife,
  • Benutzerfreundlichkeit,
  • zuvorkommender Kundenservice,
  • sofort einsetzbar – ohne administrativen Aufwand und ohne Gerätekauf.

Frequently Asked Questions

Was ist ein virtueller Datenraum?
Wie der Name schon sagt, ist ein virtueller Datenraum eine Online-Datenbank, in der Unternehmen vertrauliche Informationen speichern und austauschen können. Ein virtueller Datenraum ist ein sicherer Ort zum Teilen von Dokumenten, der es Ihnen ermöglicht, Informationen an bestimmte Personen zu übertragen, wodurch das Risiko minimiert wird, dass Daten von anderen eingesehen werden oder verloren gehen. Datenräume werden für eine Vielzahl von meist vertraulichen Geschäftstransaktionen, Rechtsverfahren und die allgemeine Verwendung und Speicherung von Dateien verwendet. VDR werden von Unternehmen verwendet, um vertrauliche Unternehmensdaten sicher zu speichern und zu teilen. Am häufigsten werden sie bei Transaktionen verwendet. Die Information(in der Regel, das sind private Unterlagen), ist in Dataroom gespeichert und ist gewöhnlich sehr wertvoll die für das Unternehmen oder den Eigentümer.
Wie funktioniert der virtuelle Datenraum?
Klassische VDRs bieten einen Standardsatz von Tools, wie z. B. das Anzeigen, Herunterladen, Drucken, Teilen usw. von Dokumenten. Der Dateischutz in virtuellen Datenräumen erfolgt aufgrund der Differenzierung von Benutzerrechten, Verwaltung der Dokumentlebensdauer und Ereignisprotokollierung. Es bleibt jedoch die Frage, wie nicht nur sichergestellt werden kann, dass die Informationen nicht an die Öffentlichkeit gelangen, sondern auch, wie der Schuldige im Falle eines Lecks identifiziert werden kann. Sie können zum Beispiel beim Austausch mit Gegenparteien Wasserzeichen (Wasserzeichen) auf Dokumente setzen. Es sei aber gleich darauf hingewiesen, dass sich Wasserzeichen in einem Grafikeditor leicht entfernen lassen und zudem oft beim Lesen von Informationen stören. Es gibt auch ein Schutzgitter, das beim Lesen über den Text gelegt wird. Aber hier ist das gleiche Problem die reduzierte Lesbarkeit und Benutzerfreundlichkeit. Eine weitere Schutzmethode, die auf den neuesten Technologien basiert, ist die unsichtbare Markierung. Hier wird im Gegensatz zu den zuvor genannten Möglichkeiten ein anderer Ansatz verfolgt. Änderungen erfolgen auf Textebene, bleiben aber mit bloßem Auge nicht erkennbar. Aufgrund der im Dokument auftretenden Verschiebungen ist jede Kopie personalisiert. So lässt sich im Falle eines Lecks leicht feststellen, wer genau die Quelle des Lecks ist.
Wie erstelle ich einen virtuellen Datenraum?
Phasen der Implementierung des virtuellen Datenraums: Die Agentensoftware wird auf der Arbeitsstation installiert, wonach die Verschlüsselungsschlüssel zwischen dem Server und dem Client ausgetauscht werden. Es ist möglich, mit einem virtuellen Datenraum zu arbeiten, ohne einen Agenten zu installieren – mit einem Webbrowser; Der Administrator oder ein Benutzer mit den erforderlichen Rechten wählt ein Verzeichnis zum Synchronisieren von Dokumenten mit dem Data Warehouse des Unternehmens aus; Die Daten im synchronisierten Verzeichnis werden auf den Desktop-PCs des Benutzers und auf autorisierten Mobilgeräten verfügbar; Bei Bedarf kann der Benutzer neben virtuellen Datenräumen Workspaces erstellen – gemeinsame Ordner für die Zusammenarbeit mit seinen Mitarbeitern an Dokumenten.
Was ist ein sicherer virtueller Datenraum?
Cloud-Datenräume bieten eine sichere Möglichkeit, Geschäftsdokumente mit vertraulichen oder sogar geheimen Inhalten vor dem Zugriff Dritter, einschließlich Mitarbeitern des eigenen Unternehmens zu schützen. Insbesondere die Auslagerung sensibler Daten gibt Unternehmen die Möglichkeit, ihre Daten an einem sicheren Ort aufzubewahren. Die Always-on-Access-Option öffnet die Tür zum Datenzugriff von unterwegs, von unterwegs oder aus dem Home Office. Die hohen Sicherheitsvorkehrungen in den Datenräumen bieten ausreichenden Schutz für die Dokumente im Datenraum.
Was ist der Unterschied zwischen traditionellem und virtuellem Datenraum?
Viele der traditionellen Datenräume wurden ursprünglich für den M&A-Prozess konzipiert, da der M&A-Due-Diligence-Prozess schon immer einen Massendatenaustausch und eine Dokumentenprüfung erforderte. Dies hatte erhebliche Auswirkungen auf ihre Erstellung, Preismodelle, Seitenladegebühren, zusätzliche Benutzergebühren usw. Alles dies macht die Verwendung des physischen Datenraums nicht rational. Herkömmliche VDRs sind aufgrund ihres komplexen Funktionsumfangs auch umständlich. Virtuelle Datenräume werden seit Langem als Alternative zu physischen Aktenräumen angeboten. Im Gegensatz zu herkömmlichen Lösungen sind moderne VDRs in der Regel einfach zu bedienen, schnell einzurichten und relativ kostengünstig zu warten. Die Preise variieren stark von Anbieter zu Anbieter, aber alles in allem ist diese Kategorie deutlich günstiger als herkömmliche virtuelle Datenräume. Neben speziell entwickelten Funktionen zur Beschleunigung des Transaktionsprozesses legen moderne VDRs großen Wert auf Datensicherheit und Benutzerfreundlichkeit. Alle VDRs mögen gleich erscheinen, aber jeder hat seine eigenen Nuancen, die einen wünschenswerter oder nützlicher als den anderen machen, je nach den Vorlieben und Bedürfnissen eines Unternehmens. Moderne VDRs konzentrieren sich auf Datensicherheit, was bedeutet, dass sie ausgefeilte Sicherheitsmaßnahmen umfassen, einschließlich fortschrittlicher Verschlüsselung sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung, mehrstufige Authentifizierungsverfahren und separate Datenraumzugriffs- und Widerrufsverfahren. Zusätzlich zu diesen Schemata auf Systemebene gibt es auch dokumentspezifische Sicherheitsfunktionen, darunter Wasserzeichen, deaktiviertes Drucken und Blindansicht. Moderne VDRs sind wirtschaftlicher, einfacher zu implementieren und zu navigieren und haben modernere Benutzeroberflächen.