Die besten Anbieter von Datenräumen

Beste Providers der virtuellen Datenräume – wie sind sie?

Virtuelle Datenräume werden heute in vielen Branchen aktiv genutzt, darunter Biotechnologie, Informationstechnologie und Telekommunikation, Investmentbanking, Buchhaltung, Regierung, Energie, Geschäftsmakler usw.

Gleichzeitig gibt es eine Vielzahl von Anbietern auf dem Markt der Virtueller Datenraum-Dienste. Die Auswahl der besten Anbieter von Datenraumdiensten ist eine der wichtigsten und schwierigsten Entscheidungen bei der Nutzung eines virtuellen Datenraums. Wie wählen Sie also den besten Datenraumanbieter aus?

Es gibt ein paar Dinge, was für Datenraum Anbieter Vergleich anbetrifft, zu beachten:

• Die Datenraumlösung sollte einfach zu bedienen sein
• Sicherheit
• ausreichende Kundenbetreuung
• unterschiedliche Zugriffsebenen je nach Rolle des Benutzers
• vielfältige Funktionen: Wasserzeichen, Volltextsuche, Dokumentenvergleich, Dokumentenauswahlfunktion
• hohe Skalierbarkeit
• Preis
• Testversion kostenlos

Um ein gutes Gefühl für das aktuelle Angebot der besten Datenräume zu bekommen, betrachten Sie die typischen Merkmale. Nahezu alle Online-Datenraumanbieter auf dem Markt verfügen über die Standardfunktionen virtueller Datenraumanbieter.

Die Hauptkriterien für die Auswahl von Datenraumanbieter

Zuallererst sollten Sie nicht nur die Anzahl der Funktionen berücksichtigen, die in einem bestimmten Produkt präsentiert werden, sondern auch die Erfahrungen, die bei Interviews mit echten Benutzern, Bewertungen und Kommentaren zum virtuellen Datenraum gesammelt wurden. 

Weitere Faktoren, die beim Vergleich von Anbietern zu berücksichtigen sind, sind Datei- und Ordnerverwaltung, Datenschutz und Verwaltung digitaler Rechte, Dokumentenablagen und Infrastruktursicherheit, Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit, Plattformanpassung, Support und Services. 

Dadurch entsteht eine erschöpfende Liste der besten Anbieter von Software-Datenräumen für große Konzerne, mittlere und kleine Unternehmen.

5 wichtige Überlegungen zur Auswahl eines Anbieters für virtuelle Datenräume

Die Bewertung von virtueller Datenraum Funktionen wird durch folgende Kriterien bestimmt:

1. Sicherheit

Achten Sie auf: „Defensive View“-Funktion zur Vermeidung unerwünschter Blicke, mehrstufige Verifizierung, IP-beschränkter Benutzerzugriff, paginierter Audit-Trail, Einhaltung von ISO27001, SOC2 und HIPAA.

Fragen Sie: Wo befinden sich die Rechenzentren? Gibt es unter den Datenraumdiensten eine physische Speicheroption?

2. Bequemlichkeit

Suchen Sie nach: vielseitigen Bereitstellungslösungen, Datei-Upload per Drag-and-Drop, intuitiver Benutzeroberfläche und Unterstützung zahlreicher Dateiformate.

Fragen Sie: Wie lange wird es dauern, virtuelle Datenräume einzurichten? Funktioniert der Online-Datenraumanbieter über Plug-ins? Wie hoch ist die virtueller Datenraum Verfügbarkeitsrate?

3. Unterstützung

Achten Sie auf: 24/7-Verfügbarkeit, 7 Tage die Woche, 365 Tage die Woche, kostenloser Zugriff auf die virtuelle Datenräume-Wissensdatenbank, mehrere Sprachen, Lösung mit einem Ansprechpartner und minimale Reaktionszeit. 

Fragen Sie: Wer schult mein Team im Datenraum und wie werden sie geschult? Wer wird es während seiner gesamten Existenz regieren?

4. Anpassung

Suchen Sie nach: Markenlogo und Farbintegration, Anpassung der Benutzeroberfläche und Projektvorlagen.

Fragen Sie: Inwieweit kann ich einen virtuellen Datenraum einrichten und welche Lösungen gibt es dafür? Kann ich Daten von einem anderen virtuellen Datenraum Anbieter integrieren?

5. Preise

Achten Sie auf: transparente und umfassende Servicepläne, Zahlungsmethoden, Festpreise und die Möglichkeit, ein individuelles Paket zu erstellen.

Machen Sie unbedingt Datenräume Vergleich!

Datenraum mieten

Viele Anbieter behaupten, den besten virtuellen Datenraum anzubieten.

In der Regel werden drei Abo-Arten angeboten und jeder Kunde kann die für ihn passende auswählen. Datenraum mieten hilft potenziellen Benutzern zu verstehen, dass der virtuelle Datenraum zuverlässig ist.

Der virtuelle Datenraum ist nicht nur für seine Speicher bekannt, sondern auch für seine Verwaltungssoftware. Das bedeutet, dass jeder Kunde Datenraumdienste mit anderen kombinieren und von einer Komplettlösung profitieren kann.

Sicherheit: das wichtigste Feature in Datenräumen

Heutzutage wechseln Unternehmen und Organisationen von der traditionellen Aufbewahrung von Aufzeichnungen zu fortschrittlicheren und zugänglicheren Tools wie virtuellen Datenräumen.

Virtueller Datenraum Anbieter und jeder Datenraum hat Funktionen, die auf bestimmte Anwendungsfälle zugeschnitten sind. Dennoch ist die wichtigste Eigenschaft von dem virtuellen Datenraum zweifellos die Datensicherheit sowie die Speicherung und Verwaltung zahlreicher Dateien.

Auf Viren scannen

Um Informationen zu schützen, müssen Anbieter virtueller Datenräume ein hohes Maß an Sicherheit bieten. Und es ist viel mehr als nur ein Login. Um den Zugriff durch Hacker zu verhindern, muss ein Virenschutz vorhanden sein, um Angriffe auf Benutzer beim Herunterladen von Dokumenten zu verhindern. 

Der integrierte Virenschutz scannt automatisch neue Dokumente vor dem Herunterladen. Darüber hinaus sollten die besten virtuellen Datenräume über Sicherheitszertifizierungen wie SOC 2 oder ISO 27001 verfügen.

Sicherheit rundum

Die Sicherheit Ihres Unternehmens steht an erster Stelle! Umfassende Sicherheit erleichtert die Remote-Zusammenarbeit und bietet innovative Funktionen zur Steigerung der Produktivität und zum Abschluss komplexer Transaktionen. 

Datenräume sind in erster Linie ein Ort zur sicheren Aufbewahrung von Dokumenten und anderen Formen von Informationen. Sie dienen als sicherer Ort, an dem Stakeholder an einem geeigneten Ort auf die benötigten Informationen zugreifen können.

Sichere Infrastruktur

Datenräume haben zudem den Vorteil einer sicheren Infrastruktur – sie sind äußerst benutzerfreundlich. Sie können von überall auf jedem Gerät (Smartphones, Tablets, Laptops usw.) darauf zugreifen.

Darüber hinaus fördern Datenräume maximale Transparenz, da Sie bei jeder Änderung benachrichtigt werden. Sie haben auch Zugriff auf den Aktivitätsverlauf jedes Dokuments (z. B. die detaillierte Anzahl der Besuche pro Tag, Woche und Monat, wer das Dokument angesehen und bearbeitet hat usw.), was bei einer Transaktion eine strategische Waffe sein kann.

Betriebssicherheit

Betriebssicherheit in virtuellen Datenräumen ist ein weiterer Vorteil, denn was könnte wichtiger sein als die sichere Aufbewahrung von Dokumenten. 

Der Datenraum verfügt über ein mehrstufiges Sicherheitssystem. Daten werden mit sicherer Verschlüsselung übertragen, die unbefugten Zugriff auf Ihr System oder das Abfangen von Informationen während der Übertragung verhindert. Keine Datensicherung mehr – im virtuellen Datenraum gehen keine Dokumente mehr verloren.

Multi-Faktor-Authentifizierung

Der virtuelle Datenraum verwendet eine sichere 256-Bit-Verschlüsselung sowohl für die Übertragung als auch für die Speicherung von Dokumenten im Datenraum.

Auch der Zugang zum Datenraum ist für die Nutzer durch eine sogenannte Zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert. Für die Anmeldung wird neben Benutzername/E-Mail-Adresse und Passwort ein Sicherheitscode benötigt, der beispielsweise als SMS auf das Handy des Nutzers gesendet wird.

Problemlösungsprotokoll, Notfallwiederherstellungsplan

Ein fester Bestandteil der Arbeit dem virtuellen Datenraum ist ein Disaster Recovery Plan (DRP), ein dokumentierter strukturierter Ansatz, der beschreibt, wie eine Organisation den Betrieb nach einem ungeplanten Zwischenfall schnell wieder aufnehmen kann.Die Aufgabe von DRP besteht darin, das Problem zu lösen und die Funktionalität des Systems wiederherzustellen, damit es nach dem Vorfall funktionieren kann.

Alle Benutzeraktionen (z. B. Einsehen eines Dokuments, Herunterladen eines Dokuments etc.) im Datenraum werden in einem revisionssicheren Protokoll protokolliert.

Schutz vor unbefugtem Zugriff

In Datenräumen ist der Zugriff auf Informationen auf diejenigen beschränkt, die dazu berechtigt sind. Neben der Verfolgung aller Dokumente können Sie mit virtuellem Datenraum nachverfolgen, auf welche Dateien wann und wo zugegriffen wurde. Dies gibt Ihnen mehr Kontrolle über die Sicherheit Ihrer Informationen.

Unbefugter Zugriff ist nicht möglich, da das System mehrere Sicherheitsstufen verwendet. Egal wo Sie sind, Sie können zu jeder Tageszeit wichtige Informationen aus dem Datenraum abrufen oder dort speichern. Data Room ist die beste Wahl und Vertrauen in den Datenschutz.

Dokumentenverwaltungsfunktionen

Sie können den virtuellen Datenraum auch mit einer Vielzahl anderer erweiterter Funktionen verwenden, um maximalen Komfort im digitalen Datenraum zu schaffen. Es bezieht sich hauptsächlich auf die Text- und Dokumentenbearbeitung, die Benutzeroberfläche und die allgemeine Zugänglichkeit:

Wasserzeichen

Heute schützen Wasserzeichen vertrauliche Dokumente davor, in den virtuellen Datenraum zu gelangen. Sie bilden eine kleine Markierung in Form des Namens des Benutzers, der das Dokument in den Bereich hochgeladen hat, zusammen mit dem Datum und der Uhrzeit des Hochladens. Diese Markierung ist unsichtbar, aber dank ihr können Benutzer ihre Dokumente auch außerhalb des Unternehmens verfolgen.

Sicherer Datenraum bietet eine Vielzahl von Online-Wasserzeichen für Datenräume an, einschließlich dynamischer, einige bieten Anpassungen an und erstellen ein Wasserzeichen, einige bieten Wasserzeichen mit Firmenlogos an, um den Besitz von Dokumenten eindeutig anzuzeigen. Diese Funktion ist eine großartige Ergänzung zum Schutz bei Due Diligence, Fusionen und Übernahmen, Fundraising und anderen Finanztransaktionen.

Drag-and-Drop-Funktion

Mit dieser Funktion können Benutzer Dateien auf ihrem Gerät mit einem einzigen Klick aktivieren und sie dem virtuellen Datenraum hinzufügen, damit sie automatisch heruntergeladen werden.

Unterstützte Formate

Excel- und PDF-Dateien gehören zu den meistgenutzten Speichermedien in jedem Unternehmen und sollten mit größter Sorgfalt behandelt werden. Sie können sie mit Kollegen oder Kunden im schreibgeschützten Modus teilen, was ein versehentliches Manipulieren und Überschreiben der angezeigten Daten verhindert und die Datei auch vor weiterer unbefugter Weitergabe schützt. 

Der zweite derartige Dateityp sind PDF-Dateien, die ebenso beliebten „Treuhänder“ von Unternehmensdaten. Aus denselben oben beschriebenen Gründen lohnt es sich daher, vertrauliche Dokumente vor der Bereitstellung im virtuellen Datenraum zunächst in PDF oder XLSX umzuformatieren. 

Auch die Sicherheit für andere Dateiformate ist in Vorbereitung. Erwähnenswert ist die korrekte Methode zum Abdunkeln von PDF-Inhalten, insbesondere wenn wir die Option zum Speichern auf Festplatte zulassen.

Automatische Indizierung

Das Erstellen einfacher und präziser Verknüpfungen zu komplexen Dateistrukturen ist für das Informationsmanagement von Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Data Room verfügt über eine leistungsstarke automatische numerische Indizierung, die Ihre Ordner und Dokumente beim Herunterladen fortlaufend nummeriert.

Anstatt zu versuchen, Inhalte über lange und verwirrende Ordnerpfade und Dokumentnamen zu finden, bieten eindeutige numerische Indizes sofortige und genaue Referenzen. Wenn Sie Dateien hinzufügen, verschieben, neu anordnen oder löschen, hält das System mit der Zeit Schritt, sodass Sie nie manuell neu nummerieren müssen.

Bevor Sie Ihren Datenraum für externe Benutzer öffnen, sperren Sie einfach den Index, um eine Neunummerierung zu verhindern, selbst wenn Dokumente hinzugefügt oder entfernt werden.

Versionierung

Die Versionskontrolle ermöglicht dem Administrator, das automatische Speichern von Dokumenteinstellungen zu steuern. Je nach Einstellung können Nutzer alle Änderungen in der Versionshistorie verfolgen und haben immer die neuste Version des Dokuments.

Elektronische Unterschrift

Die Effektivität des virtuellen Datenraums trägt zur Steigerung der elektronischen Signatur bei.

Einfaches Anzeigen, Kommentieren, Genehmigen, Signieren oder Versenden von Dokumenten zur Signatur direkt aus dem Datenraum. Alle Kopien werden automatisch im Raum gespeichert, sodass Sie immer die neueste Version haben.

Die virtuelle Datenraumsignatur erhöht die Transparenz, weil extrahiert Metadaten aus Dokumenten, sodass Sie über einen vollständigen Audit-Trail von Zugriffsinformationen und Versionsaktualisierungen verfügen. Sie können auch bereits zur Signatur übermittelte Dokumente korrigieren und stornieren.

Maximale Uploadgröße

Bulk-Uploads und -Downloads ermöglichen es Ihnen, mehrere Dateien gleichzeitig hoch- oder herunterzuladen. Finden Sie einen Anbieter für virtuelle Datenräume, der keine Dateigrößenbeschränkung für das Hochladen hat.

Arbeitsabläufe

Wenn Sie erwägen, virtueller Datenraum zu verwenden, fragen Sie sich zweifellos, wie das System funktioniert. Mit WDR stehen verschiedene Arten von Arbeitsabläufen zur Verfügung. Das Aktivitätsprotokoll enthält Daten zu allen Aktivitäten und Informationen, die Teilnehmer im Datenraum durchführen. 

Dadurch kann der Eigentümer des Datenraums Benutzertrends und -einstellungen auswerten. Der Aktivitätsdatensatz kann farbcodiert werden, um zwischen einzelnen Aktivitäten zu unterscheiden. Auf diese Weise können sie sehen, wer den Datenraum nutzt und was sie tun. Sie können die Konfigurationen auch an Ihre speziellen Anforderungen anpassen.

Dokumentengenehmigung

Mit der Bildlauffunktion können Sie durch Dokumente in einem Ordner blättern, wenn ein Dokument geöffnet ist. Diese Funktion spart viel Zeit, insbesondere für Benutzer, die Dokumentenordner überprüfen müssen.

Benutzerverwaltung und Berechtigungen

Unter den vielen Funktionen von virtueller Datenraum sollte der Benutzerverwaltung besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden. Wichtig ist, dass Nutzer die Bedingungen selbst definieren und formulieren können.

Einzel- und Masseneinladung von Benutzern

Laden Sie Personen schnell einzeln in Ihren Raum ein oder versenden Sie Hunderte von Einladungen auf einmal. Legen Sie Berechtigungen für Benutzer für den Zugriff auf den Datenraum und den Q&A-Bereich sowie Anmeldesicherheitseinstellungen fest und wählen Sie aus, wie oft sie benachrichtigt werden, wenn neue Dokumente hochgeladen werden.

Legen Sie granulare Berechtigungen für Benutzer fest

Legen Sie unterschiedliche Zugriffsebenen für verschiedene Benutzer fest, um Audit-Trails einfach zu verfolgen und die Integrität Ihrer Datenräume zu erhöhen.

Berechtigungen zum Anzeigen von Excel-Dateien festlegen

Wählen Sie aus zwei speziellen Berechtigungen zum Anzeigen von Excel-Dateien. Die Option „Excel-Dateien mit Formeln anzeigen“ ermöglicht es Benutzern, Formeln in Excel-Dokumenten anzuzeigen. Wenn Sie die Option Excel ohne Formeln auswählen, sind die Formeln für Benutzer unsichtbar.

Einfache Gruppeneinstellungen

Verwalten Sie Hunderte von Benutzern einfach, indem Sie sie in Gruppen mit unterschiedlichen Zugriffsebenen auf Datenraumfunktionen aufteilen. Um das Erstellen einer Gruppe zu vereinfachen, bieten wir vier Rollen mit bestimmten Rechten an: vollständige Verwaltung, eingeschränkte Verwaltung, gemeinsame Nutzung und individuelle Nutzung.

Benachrichtigung

Senden Sie E-Mails über hochgeladene und gelöschte Dokumente und bestimmen Sie, wie oft Benutzer solche Benachrichtigungen erhalten. 

Vergleichen Sie die besten Anbieter virtueller Datenräume!

Heutzutage kombinieren Datenraum Anbieter verschiedene Funktionen, um dem Kunden die Gewissheit zu geben, dass die Daten sicher sind. Online-Datenräume stärken ihre Marktposition. 

Datenraumanbieter sind nicht nur für den Speicherplatz wichtig, den sie Unternehmen zur Verfügung stellen. Sie dienen auch als Plattformen, auf denen Geschäftsabschlüsse und Kooperationen ohne Angst vor Abhörungen und damit verbundenen Kosten stattfinden. Das Problem, mit dem viele Unternehmen konfrontiert sind, wenn sie die Dienste eines virtuellen Datenraumanbieters nutzen, sind die Funktionen, die viele dieser Datenraum Anbieter in ihren virtuellen Raum integriert haben.

iDeals, iDGARD, Intralinks, Brainloop, Netfiles, Drooms, Imprima, Onehub, Firmex, Box VDR gehören zu den führenden Anbietern virtueller Datenräume. Data Virtual Rooms zeichnen sich durch einen ganzheitlichen Datenschutzansatz aus und ihre Lösungen gelten als die innovativsten der Branche. 

Virtuelle Datenräume von iDeals

Das Hauptziel des Anbieters virtueller Datenräume iDeals ist es, seinen Kunden die sicherste und bequemste Lösung anzubieten, die ihnen hilft, ihre Geschäftsziele zu erreichen. Die Plattform unterstützt über 25 Dateiformate und bietet Tools wie Datenverschlüsselung, zweistufige Verifizierung, intelligente Filter und mehr.

Virtueller Datenraum: iDeals
Popularitäts quote: 4.91/5
Verwendungs zweck: Web, Linux, Android, Windows, iOS
Das Beste für: M&A, Due Diligence, Immobilienmanagement, Fundraising, Investmentbanking. Kleine, mittlere und große Unternehmen.
Vorteile: Hoher Dokumentenschutz, einfache Schnittstelle; Benutzerfreundlichkeit; Einfacher Download; Unterstützung für mehr als 25 Dateiformate; Intuitive Steuerung.

Virtuelle Datenräume von Intralinks

Intralinks-Software genießt nicht nur das Vertrauen von Unternehmen, sondern auch reiche Erfahrung. Der Anbieter aktualisiert das System ständig und macht es so noch sicherer, einfacher und schneller als es ohnehin schon ist. Dadurch können Unternehmen Zeit und Geld für eine umfassende Analyse von Fusionen und Übernahmen sowie Investitionsprozessen sparen.

Virtueller Datenraum: Intralinks
Popularitäts quote: 4.78/5
Verwendungs zweck: Web, Linux, Windows,
Das Beste für: Große Konzerne, langfristige Projekte. M&A, Due Diligence, Prozessführung.
Vorteile: Schnelle Einrichtung; künstliche Intelligenz; Informationstafel; detaillierte Berichterstattung.

Virtuelle Datenräume von Brainloop

Brainloop löst die Herausforderung, sensible Daten von Unternehmen zu schützen, und bietet maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen, M&A, sichere Zusammenarbeit und mehr. Brainloop-Lösungen sind überall und auf allen Geräten online und offline verfügbar.

Virtueller Datenraum: Brainloop
Popularitäts quote: 3.01/5
Verwendungs zweck: Web
Das Beste für: Software für M&A-Transaktionen auf dem europäischen Markt. Die beste Lösung für die Organisation von Transaktionen auf dem deutschen Markt.
Vorteile: Vertrauliche Zusammenarbeit; moderne Ratsverwaltung; effiziente Transaktionen.

Wenn wir das oben Gesagte analysieren, sollten wir die unbestrittenen Vorteile von iDeals-Lösungen beachten. Sicherheit zuerst! Jeder virtuelle Datenraum dieses Anbieters wird von einem Manager “verwaltet”, der den Fortschritt der Transaktion erklärt und überwacht; Bei Bedarf können Änderungen am Projekt problemlos vorgenommen werden, und die Kosten bewegen sich in angemessenen Grenzen.